公司信息化實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)以及防范策略 2012-11-26
為了實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理的規(guī)范化和客觀化，實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)外部信息流的動(dòng)態(tài)和及時(shí)，企業(yè)管理的信息化似乎是一種必然趨勢(shì)，而ERP 又可稱為企業(yè)管理信息化的集中體現(xiàn)。
ERP 是對(duì)企業(yè)資源進(jìn)行有效的共享與利用的信息系統(tǒng)，通過(guò)這套系統(tǒng)對(duì)信息進(jìn)行充分整合、有效的傳遞，使企業(yè)的資源在各個(gè)方面得到合理的配置與利用，從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營(yíng)效率的提高。由于這套系統(tǒng)集成了某些管理思想與內(nèi)容，因此他對(duì)于改革企業(yè)業(yè)務(wù)流程，提高企業(yè)管理水平的作用是顯而易見(jiàn)的。
目前集團(tuán)信息化已經(jīng)完成了夢(mèng)龍OA平臺(tái)、用友財(cái)務(wù)軟件的引進(jìn)和使用，而金蝶ERP 項(xiàng)目管理軟件也正式開(kāi)始實(shí)施，信息化建設(shè)逐步完善，然而，任何事物的發(fā)展都伴隨著風(fēng)險(xiǎn)的存在，信息化也不例外，企業(yè)信息化是一個(gè)長(zhǎng)期的過(guò)程，從前期選型到實(shí)施再到后期系統(tǒng)的運(yùn)行維護(hù)，每個(gè)環(huán)節(jié)都相輔相成，任何一個(gè)環(huán)節(jié)出問(wèn)題都會(huì)對(duì)整個(gè)項(xiàng)目產(chǎn)生很大的影響，因此，對(duì)公司信息化建設(shè)過(guò)程中潛在的風(fēng)險(xiǎn)分析是非常必要的。下面我們就借助金蝶ERP項(xiàng)目，對(duì)公司目前存在的一些主要風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分析并總結(jié)出預(yù)防措施。
一、動(dòng)機(jī)風(fēng)險(xiǎn)：
所謂動(dòng)機(jī)風(fēng)險(xiǎn)就是公司引入信息化的最基本動(dòng)機(jī)，動(dòng)機(jī)有很多種，也很復(fù)雜，大概分為兩種，一種是想通過(guò)ERP來(lái)改變管理模式，提高管理效率，優(yōu)化資源利用，這種動(dòng)機(jī)是積極的，也符合發(fā)展規(guī)律的。另一種則是盲目跟風(fēng)，模仿其他企業(yè)的ERP 建設(shè)，這種動(dòng)機(jī)就存在了很大的風(fēng)險(xiǎn)。動(dòng)機(jī)直接影響著信息化前進(jìn)的方向，就第二種而言，這種ERP 的建設(shè)只是將日常工作挪到了電腦上，而不是去發(fā)揮ERP 的本能———資源合理優(yōu)化，久而久之，使用者就會(huì)產(chǎn)生誤解，覺(jué)得ERO也就這樣，沒(méi)想象中的好，從而對(duì)其失去信心，導(dǎo)致項(xiàng)目的失敗。動(dòng)機(jī)的好壞直接影響了ERP實(shí)施的成與敗。就我公司而言，2011年工作報(bào)告中提出了搭建集團(tuán)管控平臺(tái)，總部進(jìn)行管控，各分公司高效有序執(zhí)行的方針，確保了公司實(shí)行信息化根本動(dòng)機(jī)的正確
性，即為了加強(qiáng)總部管控能力，提高各分公司執(zhí)行效率。并且，公司高層領(lǐng)導(dǎo)對(duì)信息化建設(shè)大力支持，包括組織日常的培訓(xùn)以及參觀中南集團(tuán)信息化建設(shè)等一系列學(xué)習(xí)活動(dòng)，充分展示了公司對(duì)ERP項(xiàng)目成功實(shí)施的決心。前面已經(jīng)有OA 平臺(tái)和財(cái)務(wù)軟件打下了良好的基礎(chǔ)，也積攢了相應(yīng)的經(jīng)驗(yàn)，公司作出這樣的決定，是本著向更快速，更高效，更科學(xué)的方向發(fā)展為最終目的，動(dòng)機(jī)積極向上。
二、管理變革風(fēng)險(xiǎn)
信息化所帶來(lái)的首先是管理上的變革，其次才是技術(shù)上的改變。信息化的合理運(yùn)維都有一套與之相符的管理方式來(lái)支撐，這也就解釋了為什么ERP 的實(shí)施都帶來(lái)了新的管理模式。如果不對(duì)之前的管理模式進(jìn)行變革，那ERP充其量所能實(shí)現(xiàn)的功能就是用電腦代替之前的手工操作，并不能給企業(yè)運(yùn)營(yíng)帶來(lái)質(zhì)的提升。這種風(fēng)險(xiǎn)是普
遍存在的，因?yàn)楣芾砩系淖兏锿蟠蠹胰ミm應(yīng)新的管理模式，而之前的管理模式已經(jīng)比較成熟，也被大家所適應(yīng)，當(dāng)大家去接觸新的事物的時(shí)候，往往會(huì)表現(xiàn)出不適應(yīng)甚至抵觸的現(xiàn)象。管理變革是一個(gè)比較漫長(zhǎng)和痛苦的過(guò)程，如蠶蛹蝶變，唯獨(dú)經(jīng)歷過(guò)這些痛苦的過(guò)程之后，才會(huì)迎來(lái)整個(gè)公司各個(gè)方面一個(gè)質(zhì)的飛躍。
引申到我們公司，公司在ERP 實(shí)施之前就制定了新的審批制度，精簡(jiǎn)了審批人員�？偨�(jīng)理權(quán)力下放，給了分管領(lǐng)導(dǎo)相應(yīng)的最終審批權(quán)限，保證了工作流能及時(shí)的進(jìn)行審批，執(zhí)行。而針對(duì)ERP的構(gòu)成，公司也對(duì)各個(gè)部門(mén)的職責(zé)進(jìn)行了細(xì)致的劃分，各司其職，提高了處理效率，避免了扯皮現(xiàn)象的發(fā)生。但是，在前面實(shí)施信息化的過(guò)程中，也發(fā)現(xiàn)了相關(guān)的問(wèn)題，比如審批領(lǐng)導(dǎo)不明確，審批流程不固定，甚至有些流程繼續(xù)沿用紙質(zhì)會(huì)簽的習(xí)慣。這些都屬于管理方面的欠缺導(dǎo)致的，針對(duì)這種情況，一方面，需要管理上的強(qiáng)化，強(qiáng)制大家摒棄傳統(tǒng)工作方式，盡快適應(yīng)信息化。另一方面，不斷優(yōu)化軟件，提高用戶體驗(yàn)效果，獲得大家的依賴和信任。
三、組織風(fēng)險(xiǎn)
企業(yè)信息化建設(shè)是一個(gè)復(fù)雜的過(guò)程，主要表現(xiàn)在以下幾方面：
1、涉及范圍廣
2、知識(shí)綜合性強(qiáng)
3、涉及部門(mén)廣，全員參與
信息化項(xiàng)目幾乎滲透到了公司每一個(gè)管理細(xì)節(jié)上面，各部門(mén)之間的合作因此顯得十分重要。主責(zé)部門(mén)必須協(xié)調(diào)起全公司的部門(mén)以及員工，共同參與信息化建設(shè)并實(shí)現(xiàn)各部門(mén)配合優(yōu)化，才能保證信息化的順利推進(jìn)。否則可能導(dǎo)致信息化推進(jìn)緩慢甚至停滯。部門(mén)間的合作一直是一個(gè)很難協(xié)調(diào)的事情，一方面，每個(gè)部門(mén)每天都有自己的工作要做，所以，對(duì)于一些其它方面的工作就顯得排斥，這個(gè)是完全可以理解的。但是，這不能成為理由和借口，因?yàn)樾畔⒒兔總�(gè)部門(mén)息息相關(guān)，而不是屬于單獨(dú)的一個(gè)部門(mén)。一開(kāi)始各個(gè)部門(mén)之間往往意識(shí)不到這一點(diǎn)，所以在配合工作上就顯得消極，甚至排斥。
這種風(fēng)險(xiǎn)在我公司也切切實(shí)實(shí)存在，針對(duì)該風(fēng)險(xiǎn)，一方面，主要領(lǐng)導(dǎo)要擔(dān)負(fù)起領(lǐng)頭羊的作用，積極號(hào)召大家參與信息化建設(shè)，并且建立相關(guān)制度，與績(jī)效掛鉤，以此來(lái)引起大家的重視。另一方面，要做好對(duì)大家的培訓(xùn)，讓大家充分了解信息化并知道信息化所能帶來(lái)的效益，從而調(diào)動(dòng)起大家的積極性，保證整個(gè)公司各個(gè)部門(mén)之間順利合作。 四、技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)
企業(yè)信息化建設(shè)當(dāng)中技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)屬于普遍存在并風(fēng)險(xiǎn)系數(shù)較高的風(fēng)險(xiǎn)，信息化實(shí)現(xiàn)了企業(yè)信息數(shù)據(jù)的高度集中，因此，所有信息的安全性，唯一性，集成性和共享性是所有關(guān)鍵技術(shù)中最難點(diǎn)，它涉及設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)，營(yíng)銷(xiāo)數(shù)據(jù)，財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，管理數(shù)據(jù)等，如何去保護(hù)好并整合好這些數(shù)據(jù)一直是信息化成敗的一個(gè)重要的衡量標(biāo)準(zhǔn)。數(shù)據(jù)管理需要信息化相關(guān)的技術(shù)人員做好相關(guān)的安全防范以及維護(hù)工作，要有較高的責(zé)任心和技術(shù)水平，規(guī)范操作，杜絕任何越界行為。要有能力防范一些基本的網(wǎng)絡(luò)攻擊，也能對(duì)安全方面發(fā)生的問(wèn)題迅速響應(yīng)，另一方面，管理思路要清晰，權(quán)限控制要明朗準(zhǔn)確，防止權(quán)限過(guò)亂損害數(shù)據(jù)安全。
五、實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)
實(shí)施過(guò)程中，服務(wù)方缺乏相應(yīng)的實(shí)施規(guī)范，忽視或者不深入進(jìn)行項(xiàng)目的可行性研究，都是一些風(fēng)險(xiǎn)的存在點(diǎn)�，F(xiàn)在軟件供應(yīng)商普遍存在遇見(jiàn)問(wèn)題扯皮的現(xiàn)象，在很多問(wèn)題的解決上馬馬虎虎，打擦邊球。因此在實(shí)施過(guò)程中，如果碰到這種情況，甲方一定要做好相應(yīng)的監(jiān)管，針對(duì)自己提出的需求，時(shí)刻關(guān)注，有始有終。面對(duì)問(wèn)題，要深入細(xì)致的去解決，針對(duì)公司員工提出的需求，認(rèn)真分析可行性，以滿足實(shí)際的需求為最終目標(biāo)。我公司在與金蝶的合作過(guò)程中，也出現(xiàn)了類似的問(wèn)題，具體集中在二次開(kāi)發(fā)需求得不到滿足，合同約束條款不能?chē)?yán)格按照?qǐng)?zhí)行等問(wèn)題上。一方面，按照合同，對(duì)這些問(wèn)題要及時(shí)交流解決，另一方面，在后續(xù)合作當(dāng)中，還需要更進(jìn)一步的監(jiān)管。信息化的實(shí)施是有風(fēng)險(xiǎn)的，ERP 的實(shí)施也是有風(fēng)險(xiǎn)的，按柳傳志的說(shuō)法就是“上ERP是找死，不上ERP是等死”。山不過(guò)來(lái)我過(guò)去，寧可主動(dòng)迎接風(fēng)險(xiǎn)，也不要被動(dòng)遭到淘汰。前車(chē)之鑒后事之師，只要善于分析總結(jié)，就可以避免風(fēng)險(xiǎn)，獲得成功。 |
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